Comment utiliser efficacement le courrier électronique pour les communications avec les clients ?

Qu’il s’agisse de convaincre un client de travailler avec vous, de demander une recommandation ou d’être payé pour le travail que vous avez effectué, le courrier électronique peut être convaincant s’il est utilisé correctement.

Si vous êtes comme la plupart des propriétaires d’entreprise, vous passez probablement beaucoup de temps et d’énergie à essayer de développer votre clientèle. Vous pouvez envoyer des e-mails retentissants avec une nouvelle offre ou une annonce intéressante, mais ces e-mails entraînent-ils réellement l’inscription de nouveaux clients ?

Pour utiliser efficacement les e-mails pour les communications avec les clients, il est important d’avoir une stratégie claire qui va au-delà de l’envoi d’e-mails génériques.

Cet article découvrira les directives et l’anatomie d’un bon e-mail – vous êtes donc habilité à créer une copie d’e-mail solide pour toutes vos communications avec les clients.

Alors, commençons.

Directives générales pour les communications par courriel

Avant de vous plonger dans la création d’e-mails pour les communications avec les clients, il est essentiel de garder à l’esprit certains principes fondamentaux.

Quel que soit le type d’e-mail que vous envoyez, il vous sera utile de garder ces consignes générales à l’esprit avant d’appuyer sur le bouton « répondre » , « envoyer » ou « transférer ».

1. Courriel – Est-ce le bon média ?

Tous les clients ne sont pas créés égaux, n’est-ce pas ?

Les projets qu’ils vous confieront varieront d’un client à l’autre. Il en sera de même pour leur style de communication.

Chaque personne a un mode de communication unique qu’elle aime et préfère.

• Certaines personnes préfèrent les rencontres en personne
• Certains préfèrent les réunions virtuelles via les messageries instantanées, Zoom ou Google Hangouts
• Et certains préfèrent la messagerie instantanée, comme Slack et Whatsapp
• Alors que d’autres préfèrent le courrier électronique

Un client particulier peut ne pas être fan de la communication par e-mail et peut préférer les appels téléphoniques ou les réunions en tête-à-tête.

Il sera avantageux de faire correspondre ce style de communication et d’utiliser des appels téléphoniques ou des réunions avec ce client particulier.

Si vous finissez par poursuivre cette relation par e-mail (parce que c’est ce que vous préférez), vous pourriez potentiellement les frustrer.

2. Fréquence des e-mails

Le courrier électronique a mauvaise réputation dans le monde des affaires, à cause des spammeurs et de son utilisation abusive.

Si vous avez déjà travaillé dans un bureau, vous connaissez le nombre considérable d’e-mails que nous recevons.

Les transferts stupides, les confirmations de lecture, les rappels, les e-mails d’une ligne, etc.

Pas étonnant que les gens soient frustrés !

Avant d’envoyer un e-mail à vos clients, gardez cela à l’esprit. Tout ne nécessite pas un e-mail.

Par exemple, les mises à jour de statut et les échéanciers de projet peuvent être communiqués via d’autres supports.

Des discussions importantes telles que les prix, les propositions et l’embauche peuvent être discutées via un appel téléphonique ou une réunion virtuelle.

3. Votre réactivité

Êtes-vous en mesure de répondre rapidement à votre client ( idéalement moins de 24 heures) ?

En tant que pigiste ou entrepreneur indépendant, vous êtes très probablement à distance ou travaillez à l’extérieur du bureau de votre client.

Vos clients n’ont pas le luxe de marcher jusqu’à votre bureau pour poser une question ou discuter d’un problème.

Ils peuvent donc compter sur le courrier électronique.

Assurez-vous de toujours répondre en moins de 24 heures.

Ne faites pas attendre vos clients !

4. Utilisation du jargon

La plupart des gens s’accordent à dire que Steve Jobs était le maître des lancements de produits.

Apple, grâce à Jobs, a connu certains des meilleurs lancements de l’histoire moderne.

Pourquoi?

Très simple. Steve Jobs a rarement utilisé des mots techniques ou industriels dans ses présentations.

Tout ce qu’il disait était simple et expliqué en termes simples – pas de jargon, pas de mots difficiles à comprendre.

Le message –  » 1000 chansons dans votre poche «  était plus convaincant que toutes les autres spécifications techniques qu’Apple aurait pu mentionner lors du lancement de son produit.

La simplicité vend toujours. Évitez d’utiliser du jargon dans les courriels de vos clients.

Même si votre client est technique, gardez vos e-mails simples et précis.

Laissez les termes ou les spécifications de l’industrie pour une réunion ou un appel.

5. Longueur de l’e-mail

En moyenne, un individu reçoit 121 e-mails par jour (et ce nombre ne cesse d’augmenter).

Il est devenu de plus en plus difficile de couper le bruit.

Si vos e-mails sont trop longs, vos clients ne répondront pas tout de suite.

Ils le conserveront pour plus tard, afin de pouvoir le relire et, espérons-le, trouver une réponse.

De plus, la plupart des utilisateurs lisent leurs e-mails sur leurs appareils mobiles .

Le courrier électronique est l’une des applications les plus utilisées sur les téléphones de tout le monde.

Gardez vos e-mails précis et concis.

Tout ce qui nécessite beaucoup d’explications (comme une proposition ou un prix) doit être dirigé vers un document en dehors du corps de l’e-mail.

Si quelque chose nécessite des éclaircissements, proposez de sauter sur un appel ou une réunion avec votre client pour expliquer.

6. Pensez toujours mobile

La plupart des gens utilisent leur smartphone pour lire leurs e-mails et faire des affaires.

La plupart des clients de messagerie mobiles ne sont pas destinés à charger des images et des icônes, ce qui peut frustrer l’utilisateur.

De plus, les e-mails qui s’affichent de manière incorrecte sur mobile sont généralement supprimés dans les trois secondes .

Évitez donc d’intégrer des images, des gifs ou quoi que ce soit d’autre dans l’e-mail qui aurait un impact sur l’expérience de l’utilisateur.

Supprimez toutes les icônes de médias sociaux ou les logos d’entreprise dans les signatures de votre entreprise.

Plus vos e-mails se chargent rapidement dans un navigateur mobile, moins ils seront frustrés.

Mettez-vous à la place de votre lecteur.

Êtes-vous frustré si l’e-mail prend trop de temps à charger ? Alors ne faites pas la même chose à vos clients !

7. Le ton de l’e-mail

Votre relation avec votre client doit toujours être professionnelle.

Habituellement, vous leur offrez un service pour lequel ils fournissent un paiement.

Vous connaissez peut-être même vos clients sur une base amicale, mais cela ne signifie pas que vous devez leur envoyer un e-mail comme si vous envoyiez un e-mail à un ami.

Évitez d’utiliser des termes tels que LOL et IMHO, entre autres.

Réduisez le nombre de smileys dans vos e-mails et évitez l’argot.

En même temps, ne soyez pas trop formel. Vous n’êtes pas obligé de vous adresser à vos clients en disant « Cher Monsieur » ou « Respecté John » .

La salutation la plus appropriée dans vos e-mails devrait être leur « Prénom ».

Un simple « John » ou « Salut Mary » devrait suffire.

Restez professionnel mais accessible.

8. Faites vos e-mails à leur sujet et non à vous

Mettez-vous un instant à la place de votre client.

• Se soucient-ils de votre pratique indépendante?
• Se soucient-ils de vos compétences ?
• Ou combien de revenus voulez-vous faire?

Nous ne voulons pas être durs ici. Mais réfléchissez un instant.

La réponse à toutes les questions ci-dessus est probablement « NON. « 

Vos clients sont préoccupés par leurs emplois, leurs équipes, leurs projets et leurs délais, entre autres.

Si vous étiez à leur place, vous penseriez également à ces choses.

Alors pourquoi tant de vendeurs, propriétaires d’entreprise et indépendants ont-ils du mal à communiquer par e-mail ?

La plupart des e-mails sont rédigés du point de vue de l’expéditeur (VOUS), et non du destinataire (VOTRE CLIENT).

Il y a trop de « moi… moi… moi » dans les e-mails, ce qui les rend moins précieux pour le client.

Et c’est pourquoi tant d’e-mails ne sont pas lus et sont supprimés.

Alors, assurez-vous de changer le thème de vos e-mails pour qu’il soit plus centré sur le client et le rende plus personnalisé.

Plus à ce sujet plus tard.

9. Relisez

Assurez-vous que vos e-mails ne contiennent aucune faute d’orthographe ou de grammaire.

Les fautes d’orthographe et de grammaire réduisent votre crédibilité en tant que professionnel.

Cela met des doutes dans l’esprit de vos clients quant à savoir si vous pouvez faire un travail décent sur les projets pour lesquels ils vous embaucheront.

Relisez votre email avant de l’envoyer.

Posez-vous ces questions avant d’appuyer sur le bouton « envoyer » :

• Vais-je lire cet e-mail ?
• Comment vais-je répondre à cet e-mail ?

Vous pouvez utiliser des outils gratuits tels que Grammarly et G-Suite pour vous aider avec la vérification orthographique et la relecture.

10. Protégez vos e-mails contre les spams

Cela n’arrivera pas tous les jours, mais de temps en temps, un client dira : « Je n’ai pas reçu votre e-mail ».

Ensuite, vous leur renvoyez votre e-mail et ils ne l’ont toujours pas reçu.

Ensuite, vous leur demandez de vérifier le dossier de courrier indésirable ou de spam.

Le client vérifie puis répond – « Oui – j’ai compris »

Pour gagner du temps et être plus efficace, assurez-vous à l’avance que vos e-mails ne passent pas dans les spams.

Il est difficile de garantir que vos e-mails n’iront pas dans un dossier spam, mais voici quelques mesures que vous pouvez prendre :

• Évitez d’utiliser Hotmail
• Réduire le nombre d’images (ou n’avoir aucune image)
• Inclure moins de pièces jointes
• Utiliser des signatures d’e-mail en texte brut
• Évitez d’utiliser des mots indésirables dans la ligne d’objet de l’e-mail, tels que GRATUIT, Offre, etc.

L’anatomie d’un bon e-mail client

Vous enverrez probablement aux clients une gamme d’e-mails différents (que nous aborderons dans quelques instants).

Avant de vous lancer dans des exemples et des modèles, vous devez comprendre et intérioriser les éléments de base des communications par e-mail.

Comprendre cela vous permettra de créer des e-mails efficaces.

Examinons les différents éléments qui composent une copie d’e-mail convaincante.

1. La ligne d’objet

Selon vous, quel est le but de la ligne d’objet de l’e-mail ?

Si vous avez dit « pour ouvrir l’e-mail », alors vous avez raison !

Rien d’autre. Rien de plus.

Semblable à la façon dont un titre de blog incitera les gens à cliquer et à lire cet article. De la même manière, une ligne d’objet d’e-mail devrait leur donner envie d’ouvrir l’e-mail.

C’est la première chose que voit le prospect lorsqu’il reçoit un e-mail.

Les gens décideront d’ouvrir ou de supprimer votre e-mail simplement en regardant la ligne d’objet.

Voici une image que l’équipe de Buffer a créée.

Il s’agit d’une boîte de réception de courrier électronique typique affichée sur un ordinateur de bureau.

Avant d’ouvrir un e-mail, le destinataire ou le propriétaire de la boîte de réception peut décider quel e-mail lire ou non.

Source : Tampon

Voici un hack simple pour attirer vos lignes d’objet et augmenter les chances que votre e-mail soit ouvert.

La plupart des gens ne l’utilisent pas.

Ajoutez leur {First Name} ou {Company Name} à la ligne d’objet.

À lui seul, il vous aidera à augmenter vos taux d’ouverture jusqu’à 22 % .

Voici quelques suggestions d’objet d’e-mail :

• Vos objectifs de contenu chez {Company Name}
• {First Name} , une question concernant votre guide de branding 2023
• Pouvez-vous m’accorder un moment, {First Name} ?
• L’expérience utilisateur de votre dernière application {Company Name}
• Est-ce que vendredi fonctionne pour notre discussion de proposition, {First Name} ?
• Qui d’autre puis-je aider, {First Name} ?

Cette petite astuce à elle seule augmentera les taux d’ouverture de vos e-mails.

Si vous êtes sceptique, pensez à la dernière fois que vous avez reçu un e-mail avec votre nom dans la ligne d’objet.

Vous l’avez ouvert ? Si oui, alors vous savez que cette méthode est efficace.

Pour les autres bonnes pratiques en matière de ligne d’objet, nous vous encourageons à effectuer des tests.

L’industrie du marketing par e-mail est divisée sur ce qui est utile :

• Certains disent que les lignes d’objet plus courtes sont meilleures, tandis que d’autres ne sont pas d’accord
• Certains disent utiliser des emojis, tandis que d’autres disent que ce n’est pas professionnel
• Certains disent d’utiliser des parenthèses, tandis que d’autres disent de ne pas le faire

Voici notre verdict – VOUS êtes le juge !

Essayez différentes lignes d’objet et testez A/B chacune d’entre elles.

Testez les emojis, testez le ton et testez tout.

Chaque industrie, pays et situation client peut être différente.

Vous ne pouvez le trouver qu’en testant différentes variantes.

2. La salutation

Comme indiqué ci-dessus, la communication avec vos clients est un équilibre délicat entre être professionnel et ne pas être trop formel.

Plus la salutation est simple, plus elle est idéale.

Voici quelques idées que vous pouvez essayer :

• Bonjour {Prénom}
• Salut {Prénom}
• Salut {Prénom}

Garder les choses simples comme cela aide à donner le bon ton pour le reste de l’e-mail.

Cela montre un peu de familiarité et est également informel.

C’était aussi l’un des principes de Steve Jobs d’envoyer un e-mail. Il utilisait toujours le prénom de la personne dans ses communications par e-mail.

Source : Boomerang

Notre recommandation pour vous est de rester à l’écart des « Salutations John » ou « Cher John ».

Ceux-ci rendent le contexte de l’e-mail trop structuré et formel. En outre, il peut être inapproprié dans certaines cultures de s’adresser à quelqu’un comme « cher ».

3. Le but

Plus tôt vous arrivez à l’objet de l’e-mail, mieux c’est.

Idéalement, il devrait venir immédiatement après l’ouverture/la salutation.

Si vous faites cela, vous vous assurez que votre destinataire (client) continuera à lire le reste de l’e-mail.

Encore une fois, cela peut être court et direct.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de modèle de l’équipe de Boast.

Le modèle peut être utilisé pour demander un avis/une enquête après que quelqu’un a effectué un achat.

Le destinataire (ou le client) sait immédiatement à quoi sert l’e-mail.

L’ouverture forme également une excellente continuation de la ligne d’objet.

Source d’origine : Boast.io

Voici un nouveau mail de prospection client de la rédactrice indépendante Elna Cain .

Elle va immédiatement droit au but et fait savoir au client pourquoi elle lui envoie un e-mail.

Comme vous pouvez le constater, Elna fait le suivi d’une offre d’emploi et explique également où elle a trouvé le nom et l’e-mail du client.

Source : ElnaCain.com

Voici un exemple de modèle créé par l’équipe d’ iHire .

Ce modèle est destiné à une personne effectuant un suivi après un événement.

L’e-mail commence par un rappel de l’événement.

L’expéditeur saute immédiatement dans la raison du suivi.

Lors de leur rencontre lors de l’événement passé, le client potentiel a mentionné avoir des problèmes et est peut-être à la recherche d’une solution.

Source : iHire.com

Pour résumer cette section sur le but de votre e-mail, allez droit au but dès que possible.

Toute petite conversation (telle que la météo et les nouvelles) peut être enregistrée pour un futur e-mail si et quand le client répond.

Le cas échéant, ajoutez un pont de familiarité qui parle de tous les rappels des dernières conversations, telles que les réunions et plus encore.

4. La preuve

Le but de votre e-mail (comme indiqué ci-dessus) variera en fonction du type d’e-mail que vous envoyez à votre client.

Quel que soit le but, votre e-mail doit valider vos points.

C’est là que la preuve ou la preuve entre en jeu.

Il est particulièrement utile lorsque vous vous adressez à un tout nouveau prospect. ( Surveillance par e-mail froid ).

Une fois que vous vous êtes familiarisé et que vous avez énoncé le but, donnez-leur une raison de vous faire confiance.

Plus vous pouvez inclure de preuves sociales et d’études de cas dans votre copie, plus ils vous feront confiance.

Dans cet exemple d’e-mail froid ci-dessous par l’équipe de MailShake, l’expéditeur montre comment une entreprise similaire a obtenu des résultats en travaillant avec eux.

Lorsque vous envoyez un e-mail à des cadres de niveau C ou V, utilisez ce type de modèle d’e-mail.

Ils sont généralement mesurés par leurs résultats et répondent bien aux faits et aux chiffres.

Source : MailShake.com

L’exemple suivant de l’équipe de Nutshell montre précisément ce à quoi ils s’attendront s’ils décident de travailler avec vous.

Même s’il n’y a pas de statistiques ou de preuves dans cet exemple, toute personne lisant cet e-mail saura que l’expéditeur est bien informé, digne de confiance et sur lequel on peut compter.

Source : Nustell.com

5. La fermeture

Ceci est la dernière section de votre e-mail.

La clôture est l’endroit où vous leur demandez de prendre une action spécifique.

Trop de pigistes ou de propriétaires d’entreprise terminent un e-mail comme celui-ci :

• Laissez-moi savoir ce que vous pensez.
• Fais-moi savoir
• Dans l’attente de vos pensées.

Le problème avec de telles déclarations est qu’elles sont trop vagues.

Vous les mettez également dans une situation où ils sont censés réfléchir et ne savent peut-être pas comment réagir tout de suite.

Le but de tout e-mail que vous envoyez est d’obtenir une réponse. Ensuite, vous devez leur faciliter la tâche.

La plupart des gens utilisent des phrases telles que « faites-le moi savoir » parce qu’ils ne veulent pas donner l’impression d’être insistants.

D’un autre côté, si vous ne vous affirmez pas, vous réduisez également vos chances d’obtenir une réponse.

Votre clôture doit être liée à l’objectif de votre e-mail.

• Si votre objectif est d’obtenir un rendez-vous, alors demandez un rendez-vous
• Si votre objectif est de faire signer la proposition, indiquez les prochaines étapes
• Si votre objectif est d’obtenir un avis, montrez-leur où ils peuvent laisser un avis

Voici un exemple de modèle de l’équipe de Vendsta .

L’e-mail provient d’une agence de prospection pour un nouveau client.

La prochaine étape claire consiste pour eux à envoyer une proposition / des informations sur les prix.

Et c’est ce que demande l’expéditeur.

Source : Vendsta.com

Voici un exemple de modèle de l’équipe de CareerAddict .

L’expéditeur effectue un suivi après un événement et son objectif est d’inviter le destinataire à un café-rencontre.

Source : Career Addict

Votre e-mail vise à obtenir une réponse (une réponse pour vous parler ou discuter davantage ou réserver un appel de découverte). L’ajout d’une URL ou de liens les éloigne de cet e-mail et les distraira.

Rester simple.

Si le client souhaite voir plus d’informations, il demandera toujours un lien vers votre site Web, un lien de réunion ou une ressource.

Les 15 différents types d’e-mails clients

1. L’e-mail de proposition

Une proposition est souvent la dernière étape avant de remporter le projet du client.

Vous pouvez envoyer la proposition au format PDF ou utiliser un logiciel de proposition.

À ce stade, vous avez peut-être déjà discuté de la portée du projet, de vos références, de vos témoignages et de tout ce qui prouve que vous pouvez exécuter le projet.

L’étape de la proposition consiste pour le client à obtenir des éclaircissements sur ce que sera le projet et les termes du projet (tels que le calendrier, la livraison et les paiements)

Vos clients n’auront pas le temps de lire une proposition de 5 pages directement dans leur e-mail. Le but de l’e-mail de proposition est uniquement d’énoncer les objectifs et les prochaines étapes.

Laissez tous les détails ou détails techniques en dehors de la copie. Le client doit être dirigé vers le PDF ou le document réel.

L’objectif de cet e-mail est double :

• Faites-leur lire la proposition
• Agir sur les prochaines étapes (signer ou organiser une réunion)

Voici un modèle d’e-mail de proposition.

Comme vous pouvez le voir, la ligne d’objet est claire.

L’appel à l’action est clair. Le client doit soit signer l’accord, soit sauter sur un appel pour discuter de toute préoccupation.

Objet : Proposition de refonte du site Web pour [Client]

2. L’e-mail de suivi de la proposition

Vous avez envoyé une proposition, mais le client n’a pas encore répondu.

Il peut y avoir quelques scénarios pour lesquels ils n’ont pas encore répondu :

• Le client a peut-être oublié
• Ils peuvent être occupés par les autres tâches sur lesquelles ils travaillent
• Ils l’ont peut-être transmis à quelqu’un d’autre dans l’entreprise pour examen ou approbation
• Ou au pire, ils ne sont plus intéressés

Cela arrive plus souvent que cela dans nos relations avec les clients. Nous n’obtenons pas de réponse dans les délais.

Quelle que soit la raison, il est toujours essentiel d’obtenir une mise à jour de leur part.

La meilleure chose à faire est de les pousser doucement.

Envoyez un e-mail de suivi.

C’est ok d’être légèrement persistant en n’étant pas insistant. La clé est de garder ces e-mails très courts.

Vous avez déjà expliqué le projet, partagé votre portfolio, des échantillons et votre proposition dans votre dernier e-mail.

Alors inutile de vous répéter. Gardez les e-mails de suivi de la proposition courts et agréables.

Voici une séquence d’e-mails de suivi qui est courte et précise. Ils sont censés obtenir des réponses.

J’aime le fait qu’il ne s’agisse pas d’un seul e-mail mais d’une séquence en 3 étapes.

Premier suivi :

1 semaine plus tard (deuxième suivi) :

3 ~ 4 jours plus tard (troisième suivi) :

Juste au cas où vous préféreriez un seul e-mail de suivi, vous pouvez envisager ce modèle d’e-mail.

3. L’e-mail de facturation

Vous avez livré un projet pour le client, et maintenant il est temps pour vous d’être payé.

Pour les e-mails de facturation, restez professionnel et simple. Une fois que vous avez créé une facture, générez un PDF et joignez-le à l’e-mail.

Ou ajoutez une URL. La plupart des solutions de facturation comme PayPal, Stripe et Bonsai vous permettent de le faire.

Vous n’avez pas besoin d’entrer dans beaucoup de détails sur la facture dans le corps de l’e-mail. Laissez tous les détails hors de la copie.

Le but de cet e-mail est simplement de les informer que vous envoyez la facture et comment ils peuvent vous joindre en cas de questions.

Voici un modèle d’e-mail simple et direct.

4. L’e-mail de retard de paiement

En tant qu’indépendant ou propriétaire d’entreprise, nous sommes sûrs que vous avez rencontré un client qui ne paie pas à temps.

Sinon, vous le ferez, c’est juste la nature du jeu.

Dans un monde idéal, toutes nos factures seront payées immédiatement. Mais ce n’est pas toujours le cas.

Selon une étude de 250 000 factures de la société de logiciels Due , ils ont constaté que :

• 84% de toutes les factures ont été payées
• 63 % ont été payés dans les 30 jours
• 18 % ont été payés dans les 14 jours
• Et si un client n’a pas payé dans les 90 jours, il n’y a que 18% de chances qu’il dépense à nouveau (aïe, ça doit faire mal !)

Donc, comme vous pouvez le voir, vous n’êtes pas seul.

Il vaut mieux être prêt si et quand cela se produit.

Si vous créez un modèle d’e-mail de paiement différé, vous pouvez ensuite l’envoyer si vous rencontrez cette situation.

Voici un modèle d’e-mail que vous pouvez envoyer avant la date d’échéance de la facture. Il agit simplement comme un rappel.

Le courriel est court et simple.

Il a une ligne d’objet claire, de sorte que le client sait de quoi il s’agit.

De plus, le ton est très professionnel.

Objet : Facture [#XXX]

Maintenant, disons que le malheureux s’est produit et que le client n’a toujours pas payé.

À ce stade, vous êtes un peu frustré. Cependant, vous voulez leur donner une chance.

Peut-être qu’ils se sont occupés ou ont oublié.

Donnez-leur le bénéfice du doute. Alors essayez quelque chose comme ça.

Gardez le ton toujours professionnel. Peut-être qu’ils ont juste besoin d’un autre coup de pouce ou d’un rappel.

Objet : Facture [#XXX]

Voici le pire scénario.

C’est bien au-delà de la date d’échéance (peut-être quelques semaines ou un mois), et vous n’avez toujours rien reçu.

Vous êtes au-delà de la politesse à ce stade. Vous avez tenu votre part du marché. Le projet a été livré et le client a obtenu ce qu’il demandait et voulait.

Ce prochain e-mail doit être ferme et précis.

Voici un modèle d’e-mail qui mentionne des frais de retard potentiels si le client n’effectue pas le paiement.

CONSEIL DE PRO :

Certains indépendants et agences utilisent des frais de retard de paiement.

Si tel est le cas, incluez les modalités de paiement dans votre proposition (pour éviter toute surprise ou conflit)

5. L’e-mail de vente croisée (ou e-mail de reconquête)

Nous aimerions tous des clients stables qui nous donnent des projets prévisibles chaque semaine.

Mais cela n’arrive pas tous les jours.

Un petit nombre de clients sont des clients réguliers. Certains travailleraient avec nous pendant quelques mois, et d’autres seulement pour un projet ponctuel.

Nous recherchons toujours de nouvelles stratégies ou techniques pour gagner de nouveaux clients. Cela fait partie du métier d’indépendant ou d’agence.

Cependant, votre clientèle actuelle et passée est une mine d’or. Ils ont travaillé avec vous et acheté des services auprès de vous dans le passé.

Il est toujours moins coûteux en temps et en argent de fidéliser et de revendre aux clients existants que d’en chasser de nouveaux.

Par exemple, vous pouvez toujours faire de la vente croisée à un client existant .

Si vous offrez d’autres services, contactez vos clients et informez-les que vous pouvez les aider.

Voici un exemple de modèle d’e-mail que vous pouvez envisager d’utiliser.

L’e-mail mentionne pourquoi le client est contacté (pour vendre des services de référencement). Il y a une mention des anciens clients satisfaits pour améliorer la confiance.

Voici un autre exemple.

Dans ce cas, l’expéditeur contacte le client pour l’embaucher pour des services répétés.

Ceci s’applique aux situations pour les entreprises de services comme la comptabilité et plus encore.

6. L’e-mail de demande d’avis

Les avis en ligne peuvent faire des merveilles pour votre entreprise. Ils peuvent vous aider à vous démarquer, à renforcer la confiance et à accélérer votre cycle de vente.

Vous pouvez recevoir des avis sur n’importe quelle plate-forme qu’un client engage avec vous.

Par exemple:

• Réseaux sociaux – Page Facebook
• Avis Google de recherche en ligne
• Avis de l’agence – Embrayage
• Avis de pigistes – UpWork, Freelancer.com, profils LinkedIn
• Avis sur les produits logiciels – G2Crowd, TrustRadius
• Avis des entrepreneurs – Angie’s List
• Et ainsi de suite…

72 % des clients n’agiront pas s’ils n’ont pas lu les avis. Plus vous obtenez d’avis, plus vous augmentez vos chances d’être embauché (et d’être embauché plus rapidement).

Vous pouvez sûrement utiliser un modèle d’e-mail pour vous aider à obtenir plus d’avis.

Voici un exemple d’e-mail de demande d’examen demandant des avis Google.

Le but de cet e-mail est d’amener les clients à la page des avis et de leur faire remplir les informations qui s’y trouvent.

REMARQUE – il s’agit du seul modèle d’e-mail à ce jour pour lequel j’encourage l’ajout d’une URL dans la copie de l’e-mail.

Voici un autre e-mail de demande d’examen qui peut être utilisé sur n’importe quelle plate-forme.

C’est un e-mail très court et simple.

Il mentionne spécifiquement que la rédaction de la critique ne prendra que 60 secondes pour surmonter les objections.

7. L’e-mail de demande de témoignage

Les témoignages et les études de cas sont utiles car ils vous aident à mettre en valeur votre preuve sociale.

Vos clients potentiels veulent voir avec qui d’autre vous avez travaillé et ce que vous avez fait pour eux. Cela renforce la confiance et réduit tout risque perçu de travailler avec vous.

Peut-être avez-vous déjà une page dédiée sur votre site Web de portefeuille qui affiche des témoignages et des études de cas.

Le meilleur moment pour demander un témoignage est immédiatement après avoir terminé un projet réussi d’un client.

C’est frais dans votre esprit, ils sont donc plus susceptibles de vous donner une étude de cas.

Voici un exemple d’e-mail de demande de témoignage.

Le but est très clair et simple.

Il y a aussi un lien qui les mènera à une page avec d’autres témoignages afin que le client sache quoi écrire.

Voici un autre modèle d’e-mail de demande de témoignage de l’équipe de Ramit Sethi .

Il utilise une approche directe similaire.

Plus important encore, il permet au client d’approuver très facilement le témoignage.

La copie du témoignage est déjà écrite.

Le travail est fait à près de 90% et tout ce que le client a à faire est d’approuver ou d’apporter de petites modifications.

La source : Je vous apprendrai à être riche

CONSEIL DE PRO :

Voici une technique qui augmentera vos chances d’obtenir un témoignage.

Avant de le demander à votre client, donnez-lui d’abord un avis.

Rendez-vous sur Upwork, Glassdoor ou LinkedIn et écrivez-leur une critique positive.

Il utilisera la loi de la réciprocité à votre avantage.

Les gens sont plus susceptibles de donner quelque chose en retour lorsque vous avez fait quelque chose de gentil pour eux.

8. Le mail de demande de parrainage

Le réseau le plus important pour les indépendants et les entrepreneurs est le bouche à oreille. C’est toujours la forme de marketing la plus rentable.

Mais la plupart d’entre nous attendons que nos clients nous fournissent une référence.

Nous attendons qu’ils nous donnent un jour, espérons-le, les noms de leurs pairs que vous pouvez contacter.

Voici le problème avec l’attente.

Nos clients sont occupés et ils oublient parfois que nous existons. L’idée de vous donner une référence pourrait même ne pas leur venir à l’esprit.

Donc, vous devez être proactif.

En leur envoyant simplement un e-mail, vous pouvez dans leur esprit.

Ce faisant, ils peuvent vous recommander chaque fois qu’une demande pertinente de leur réseau se présente.

Le meilleur moment pour demander une recommandation est dès que vous avez terminé un projet pour eux.

Vous pouvez accomplir cela en utilisant le modèle d’e-mail suivant.

Tout d’abord, c’est court, simple et précis. C’est aussi professionnel.

L’ouverture est efficace parce que vous leur rappelez doucement à quel point vous êtes génial et comment vous les avez aidés.

La « demande » est également simple. Ils savent exactement ce que vous recherchez.

Maintenant, disons que vous avez reçu une référence. N’oubliez pas de remercier votre client existant.

Il est toujours bon de les tenir informés et de leur faire savoir que vous appréciez toujours leur soutien.

Utilisez ce modèle. C’est professionnel et c’est un bon moyen de rappeler à votre client que vous avez obtenu ce nouveau prospect grâce à lui.

CONSEIL DE PRO :

Il est facultatif de leur offrir un rabais ou un bonus lorsque vous recevez une recommandation de client.

Cela dépend de votre industrie et aussi de votre relation actuelle avec le client.

La plupart des clients apprécieraient un rabais. Cela cimente davantage votre relation avec eux.

9. Le cold email (pour les nouveaux prospects)

Malgré l’essor des médias sociaux et des places de marché en ligne, les e-mails continuent d’être utiles pour trouver de nouveaux prospects.

De nombreux indépendants, entrepreneurs individuels et propriétaires de petites entreprises utilisent des e-mails froids pour trouver de nouveaux clients.

Vous pouvez faire la même chose.

Le principe d’utilisation du courrier électronique pour trouver de nouveaux prospects est le même que pour tous les autres modèles de courrier électronique dont nous avons parlé jusqu’à présent dans cet article.

Voici ce que vous devez garder à l’esprit avant de rédiger des e-mails froids

• Mentionnez quelque chose de pertinent dans la déclaration d’ouverture
• Gardez tous vos e-mails froids courts
• Le but n’est pas de faire une vente dans le premier email
• L’objectif de ce type d’e-mail est de réserver un appel ou une réunion

Voici un modèle d’e-mail de sensibilisation à froid qui est très court et précis.

Le but de cette copie est d’obtenir une réponse rapide (oui ou non) du prospect.

Surtout, l’ouverture est très personnalisée.

CONSEIL DE PRO :

Il est utile de faire une petite recherche sur votre client. De cette façon, votre e-mail n’est pas marqué comme spam ou supprimé.

Voici un autre modèle d’e-mail froid.

Le courriel est direct et va droit au but. Le client peut immédiatement répondre par oui ou par non.

La différence est qu’une déclaration de valeur (ou preuve) est ajoutée à la copie.

Il est destiné à instaurer la confiance et à susciter la curiosité du lecteur.

Le cold emailing est une compétence comme une autre qui peut être perfectionnée et améliorée avec la pratique.

Votre taux de réponse et votre succès dépendront de votre secteur d’activité, de votre emplacement et de vos services.

La meilleure façon d’évaluer et de mesurer est de tester différentes variations.

10. Courriel d’introduction aux clients potentiels

Qu’il s’agisse d’un client potentiel, d’un membre de l’équipe ou de toute entreprise, les e-mails d’introduction sont puissants et aident à donner le ton à toute relation.

C’est comme une relation décisive. Vous obtenez le bon ton et le bon message, vous êtes en affaires !

Lorsque vous rédigez des e-mails d’introduction, assurez-vous que l’e-mail est adapté au destinataire.

En apprenant à connaître un peu l’entreprise, le produit ou le service de votre client potentiel, vous vous présentez comme quelqu’un qui fait ses devoirs et qui est sérieux au sujet de l’entreprise de votre client.

Soyez concis, professionnel et relisez avant de cliquer sur envoyer.

En faisant tout cela, vous créez une excellente première impression et, sans oublier, vous construisez des relations à long terme.

Voici un modèle d’e-mail qui vous aidera à rédiger un e-mail d’introduction efficace, en particulier si vous proposez des services de référencement.

11. Fournir des informations sur l’entreprise, le produit ou le service

Il s’agit d’une étape clé de la relation client et doit être faite de manière informative, serviable et polie.

Cela peut également être intégré à votre e-mail d’introduction pour le rendre plus personnel.

Votre client voudra d’abord savoir ce que vous faites et comment vos services peuvent l’aider.

Vous pouvez écrire un e-mail d’information expliquant ce que fait votre entreprise, comment vous aidez vos clients et ce que vous facturez.

Si votre client souhaite en savoir plus sur votre entreprise, il répondra probablement à votre e-mail, il est donc important d’être bref.

Voici un modèle d’e-mail qui devrait convenir pour fournir des informations.

C’est court, concis et pertinent !

12. Planification ou report d’une réunion

Aimez-les ou détestez-les, les réunions sont la pierre angulaire de la productivité. C’est ainsi que vous vous assurez que votre équipe est sur la bonne voie avec ses échéances et ses objectifs à court et à long terme.

Bien qu’il existe plusieurs applications et outils marketing pour vous rappeler vos réunions, les e-mails fonctionnent toujours mieux lorsque vous devez en planifier une avec les membres de votre équipe ou des clients potentiels.

Voici un exemple d’e-mail de planification d’une réunion avec un client.

Voici un autre exemple de planification d’une réunion avec les membres de votre équipe.

Bien que vous souhaitiez vous en tenir à la réunion planifiée, des changements de dernière minute peuvent survenir.

Cela peut être dû à une date limite de projet urgente qui doit d’abord être respectée, à un engagement personnel imprévu, ou vous pouvez également vous sentir mal.

Dans de tels cas, vous voudrez probablement envoyer un e-mail et reprogrammer la réunion.

CONSEIL DE PRO :

Informez toujours les participants au plus tôt et soyez aussi descriptif que possible. Proposez une autre date et heure, excusez-vous sincèrement et montrez votre appréciation.

Voici un exemple d’e-mail de replanification que vous pouvez envoyer aux membres de votre équipe.

13. Modèle d’e-mail de remise sur les produits

Les rabais et autres types de promotions peuvent stimuler les ventes. Un excellent moyen de communiquer cela est, oui, par e-mail !

Les e-mails de remise aident à accroître la notoriété et les ventes des produits. Ils ont également tendance à stimuler l’engagement et la fidélité des clients.

L’objectif est de transformer les abonnés en clients, puis en fidèles défenseurs de vos produits.

Comment créons-nous l’e-mail promotionnel parfait ?

Si vous fournissez des produits en tant que service à vos clients, vous pouvez envoyer un e-mail à vos clients existants en leur offrant une remise sur leur prochain achat.

Bien que vous souhaitiez vous assurer que cet e-mail est clair et concis, vous ne voulez pas non plus qu’il apparaisse comme insistant.

Voici un exemple où nous envoyons un e-mail à un influenceur pour examiner une application et l’offrir à son public en utilisant un code de réduction.

Vous souhaitez envoyer un simple e-mail de réduction de produit ? Essayez celui-ci, court et concis !

Cela fonctionne bien après qu’un utilisateur vous ait envoyé des commentaires sur votre produit/service.

14. Fournir des confirmations et des suivis

La communication client est essentielle pour toute entreprise, mais elle peut aussi être la plus difficile.

Si vous devez vous démener pour répondre aux e-mails, vous aurez du mal à satisfaire vos clients.

La communication avec le client est essentielle, mais elle doit aussi être facile.

Un excellent moyen de faciliter les choses consiste à envoyer de brefs e-mails confirmant ce que vous avez dit dans votre premier e-mail, réunion ou conversation.

Voici un e-mail soulignant (et confirmant) ce qui a été discuté lors d’une réunion concernant un projet en cours.

Une autre façon de faciliter la communication avec les clients est de faire un suivi avec eux après avoir reçu votre e-mail.

Vous pouvez le faire en envoyant un autre e-mail demandant s’il y a d’autres questions.

Voici un exemple qui fait exactement cela!

15. Modèle d’e-mail de remerciement

Lorsque vous rencontrez un client, vous voulez qu’il se sente bien accueilli et apprécié. Une excellente façon de le faire est d’envoyer un e-mail de remerciement court, simple et professionnel.

Celui-ci peut être envoyé dès que vous avez terminé la réunion.

La clé d’un bon e-mail de remerciement est la brièveté. Faites-le aussi court que possible et limitez-vous à une ou deux phrases.

Vous pouvez également personnaliser l’e-mail pour votre destinataire spécifique en incluant son nom et des informations spécifiques.

Conclusion

Nous avons couvert pas mal de terrain dans l’article sur les e-mails.

Nous avons brièvement discuté de la valeur des e-mails dans toutes vos communications client.

De plus, nous avons examiné les directives à garder à l’esprit lorsque vous parlez toujours avec les clients par e-mail. Nous avons également jeté un coup d’œil sous le capot de ce que devrait être une bonne copie d’e-mail.

Et enfin, nous avons passé en revue 15 situations différentes où les e-mails peuvent être utiles (avec des exemples et des modèles).